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1.7.2 Decisiones de software.
Elegir el software de gestión adecuado para implementar en su empresa es
una difícil tarea.
Debemos tener en cuenta muchos factores a la hora de elegir el mejor
software para nuestro negocio; una errónea elección puede perjudicar en lugar
de ayudar. Aquí dispone de una serie de consejos que deberá considerar a la
hora de adquirir el software de gestión adecuado para su negocio:
1. Cifra de negocios – Debemos
ser prácticos y elegir un software de gestión adecuado al tamaño de nuestro
negocio. Cuanto menor sea el tamaño de la empresa, menores serán las
necesidades empresariales y no habrá que gastar más de la cuenta.
2. Sector – También debemos
considerar que cada sector tiene su propio software específico. En la mayoría
de los casos, éste puede ser más caro, pero los beneficios de adquirirlo pueden
ser mayores que los costes. Así, antes de elegir el software de contabilidad, llevaremos
a cabo una intensa investigación y nos aseguraremos de que puede adaptarse a
las necesidades específicas del sector.
3. Soporte técnico – La
disponibilidad de soporte técnico después de la compra del producto es uno de
los factores más importantes que debemos considerar en la elección de un
software de gestión. El soporte técnico puede incluir: soporte telefónico,
soporte vía Internet, opciones de formación y mucho más. La mayoría de estos
productos integrales necesitan asesores profesionales en el caso de que surjan
problemas en su uso.
4. Recursos Financieros – Otro
factor que debemos tener en cuenta son nuestros recursos financieros. ¿Tenemos
el presupuesto para adquirir el software de gestión necesario? Debemos
considerar también el análisis de costes-beneficio en su implementación.
Elegiremos siempre el que nos puede proporcionar el mayor beneficio para
nuestra empresa.
5. Facilidad de uso – A menudo,
este aspecto es pasado por alto. Es importante que tengamos en cuenta el nivel
de dificultad de uso, ya que nos resultará inservible si es muy complicado o
difícil de aprender a utilizarlo. Buscaremos sencillez, que tengan interfaces
fáciles, que se centren en nuestras necesidades, y que nos ofrezcan la
posibilidad de actualizaciones si nuestra empresa crece.
6. Características – ¿Qué
herramientas necesitamos en el software? Algunos son muy básicos, otros pueden
incluir módulos de banca electrónica, gestión de cartera, posibilidad de
integración de CRM con el software, etc.
7. Formación – No podemos
manejar a la perfección, desde el principio, el nuevo software de contabilidad.
Se necesita tiempo para aprender, adaptar y desarrollar nuestras habilidades.
8. Asesoramiento de profesionales –
Es importante el asesoramiento y las opiniones de usuarios profesionales,
consultores y contables. También es aconsejable que el responsable financiero
participe en la selección del producto o en el proceso de compra; será él quien
nos ratifique si podemos confiar en los datos proporcionados por el software a
la hora de elaborar informes económicos u otro tipo de información que
necesitemos.
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